Impact "New Commerce Experience - Licences Microsoft 365" sur paramétrages AUTOTASK

Analyse des impacts et proposition de bonnes pratiques de paramétrage dans AUTOTASK

Le tableau de synthèse ci-dessous présente les nouvelles conditions générales de vente de licences O365. Les impacts :

• Nécessité de piloter des engagements pour appliquer d'éventuelles suppression de licences à la date anniversaire uniquement.
• Les engagements sont souscrits au SKU (produit référence licence O365) et non pas à la licence elle-même. Ce point n'est pas clairement illustrés dans la littérature sur le sujet, mais a été confirmé par un partenaire.
• Un client peut choisir de souscrire à un même SKU pour une part sans engagement, et pour l'autre part avec un engagement, avec possibilité d'upgrade
• Les risques de défaut de paiement d'un client final engagé sur 12 ou 36 mois sont à la charge du partenaire sur la période d'engagement. La facturation annuelle ou des paiements up front sera donc plus fréquemment privilégiée.

Quels impacts côté AUTOTASK ?

• Nécessité de piloter un processus de gestion des demandes de suppression de licences
• Nécessité de piloter des dates d'engagement au niveau SKU (à confirmer)

Sans impact

• Maintien de l'utilisation des contrats récurrents et catalogue de services pour gérer les contrats de licences O365 (en "Period Type" mensuel)
  
  

Bonne pratique n°1 (privilégiée)

• Maintien d'un seul contrat de licences multi-SKU avec les services souscrits par le client
  • la date de fin de contrat n'est pas utilisée pour piloter les fins d'engagement
    
    
• Création d'assets (1 par SKU) pour chaque service souscrit par un client
  • Utilisation de la Warranty Expiration Date pour piloter la date d'engagement au niveau SKU
  • Association des Assets SKU au contrat récurrent et service souscrit associé
    
    
    

• Mise en place d'un processus "Mode Ticket" de gestion des demandes de suppression de licences dédié
  • Utilisation de la Gestion des Changements (Change Request) avec validation Client/Sales avant mise en œuvre.
  • Usage d'une checklist pour appliquer strictement le mode opératoire retenu
  • Association du ticket au contrat de licences et à l'Asset SKU concerné
  • Indication du nombre de licences à supprimer (dans la demande) dans un champ personnalisé UDF de type numérique
  • Affectation de la Due Date du ticket à la Warranty Expiration Date de l'Asset

Ainsi l'historique des demandes de suppression et le nombre total de licences à supprimer est traçable dans les tickets associés à l'asset et à traiter à la date de fin d'engagement (=Warranty Expiration Date du contrat

Bonne pratique n°2 (peut être lourde à gérer selon le volume de contrats à gérer)

• Un contrat récurrent de licences Microsoft par SKU, date de fin = date d’engagement
• Un processus de gestion des downgrade en mode ticket
  • Type = Change Request pour inclure un processus préalable de validation, tracé
  • Association du ticket au contrat de licences du client
  • Si on est encore dans la période d’engagement, Due Date ticket sera la date de fin de contrat
  • Ticket dans file Administratif, et positionné en attente jusqu’à traitement à due date + 1 jour
• A date échéance du contrat + 1 jour
  • Identification des tickets (donc des quantités à downgrader) à traiter
  • Extension de la date de fin de contrat en 2040 pour matérialiser « plus d’engagement »
    • Sinon, rester sur des échéances 12 mois et positionner un UDF engagement actif/révolu
  • Modification de la quantité de service du SKU à date échéance + 1 jour