Analyse des impacts et proposition de bonnes pratiques de paramétrage dans AUTOTASK
Le tableau de synthèse ci-dessous présente les nouvelles conditions générales de vente de licences O365. Les impacts :
- Nécessité de piloter des engagements pour appliquer d'éventuelles suppression de licences à la date anniversaire uniquement.
- Les engagements sont souscrits au SKU (produit référence licence O365) et non pas à la licence elle-même. Ce point n'est pas clairement illustrés dans la littérature sur le sujet, mais a été confirmé par un partenaire.
- Un client peut choisir de souscrire à un même SKU pour une part sans engagement, et pour l'autre part avec un engagement, avec possibilité d'upgrade
- Les risques de défaut de paiement d'un client final engagé sur 12 ou 36 mois sont à la charge du partenaire sur la période d'engagement. La facturation annuelle ou des paiements up front sera donc plus fréquemment privilégiée.
Quels impacts côté AUTOTASK ?
- Nécessité de piloter un processus de gestion des demandes de suppression de licences
- Nécessité de piloter des dates d'engagement au niveau SKU (à confirmer)
Sans impact
- Maintien de l'utilisation des contrats récurrents et catalogue de services pour gérer les contrats de licences O365 (en "Period Type" mensuel)
Bonne pratique n°1 (privilégiée)
- Maintien d'un seul contrat de licences multi-SKU avec les services souscrits par le client
- la date de fin de contrat n'est pas utilisée pour piloter les fins d'engagement
- la date de fin de contrat n'est pas utilisée pour piloter les fins d'engagement
- Création d'assets (1 par SKU) pour chaque service souscrit par un client
- Utilisation de la Warranty Expiration Date pour piloter la date d'engagement au niveau SKU
- Association des Assets SKU au contrat récurrent et service souscrit associé
- Mise en place d'un processus "Mode Ticket" de gestion des demandes de suppression de licences dédié
- Utilisation de la Gestion des Changements (Change Request) avec validation Client/Sales avant mise en œuvre.
- Usage d'une checklist pour appliquer strictement le mode opératoire retenu
- Association du ticket au contrat de licences et à l'Asset SKU concerné
- Indication du nombre de licences à supprimer (dans la demande) dans un champ personnalisé UDF de type numérique
- Affectation de la Due Date du ticket à la Warranty Expiration Date de l'Asset
Ainsi l'historique des demandes de suppression et le nombre total de licences à supprimer est traçable dans les tickets associés à l'asset et à traiter à la date de fin d'engagement (=Warranty Expiration Date du contrat
Bonne pratique n°2 (peut être lourde à gérer selon le volume de contrats à gérer)
- Un contrat récurrent de licences Microsoft par SKU, date de fin = date d’engagement
- Un processus de gestion des downgrade en mode ticket
- Type = Change Request pour inclure un processus préalable de validation, tracé
- Association du ticket au contrat de licences du client
- Si on est encore dans la période d’engagement, Due Date ticket sera la date de fin de contrat
- Ticket dans file Administratif, et positionné en attente jusqu’à traitement à due date + 1 jour
- A date échéance du contrat + 1 jour
- Identification des tickets (donc des quantités à downgrader) à traiter
- Extension de la date de fin de contrat en 2040 pour matérialiser « plus d’engagement »
- Sinon, rester sur des échéances 12 mois et positionner un UDF engagement actif/révolu
- Modification de la quantité de service du SKU à date échéance + 1 jour