Lors de la mise à jour d'un prix sur un service, vous avez le message : "This service is part of a pending or processing Bulk Contract Service Update. You can still update the Service, but it will not be applied to existing contracts"
Si vous rencontrez cette erreur lors de la mise à jour, cela est dû à la mise en place du bulk service updater.
Ce message signifie que le prix dans votre catalogue de services a bien été mis à jour, mais que le nouveau tarif (prix de vente ou prix d'achat) n'a pas été appliqué aux contrats existants.
Pour effectuer une mise à jour des prix d'achats ou des prix de ventes de vos contrats existants, vous devrez passer par le Bulk Service Updater.
Les limites de fonctionnement
- Les batchs ne s'appliqueront que sur la prochaine période à facturer.
- Les changements de tarifs ne s'appliquent pas aux abonnements postés des contrats récurrents (validés dans l'Approve & post)
- Le nouveau tarif s'appliquera au prochain cycle de facturation, il n'y a pas de prorata
- Il n'est pas possible d'annuler un batch
Le fonctionnement
Pour lancer le module : Admin > Features & Settings > Contracts & Un-Posting > Bulk Service Updater
Création d'un nouveau batch
Cliquer sur le "+ New Batch Update"
Vous arrivez sur l'écran de sélection
1. Choisir la date d'application du nouveau tarif (le batch s'appliquera uniquement sur les services qui n'ont pas encore été Approuve & post).
2. Jouer sur les filtres pour retrouver les contrats sur lesquels vous souhaitez appliquer un changement de tarifs
Vous pouvez filtrer sur plusieurs critères (dans les référentiels company, contract et service). Les résultats sont limités à 10 services différents sur 2000 contrats.
Sélectionnez ensuite dans la liste des services, les services que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur "Updates"
Sélectionnez ensuite les services que vous allez mettre à jour :
Vous pourrez ensuite choisir le type d'évolution tarifaire que vous allez effectuer, vous avez le choix entre :
- Update Price to amount : Mettre à jour le prix de vente vers ce montant (le montant saisi sera le nouveau prix)
- Update Price by amount : Mettre à jour le prix de vente de ce montant (le montant saisi sera ajouté au prix actuel)
- Update Price by percent (%) : Mettre à jour le prix de vente de ce pourcentage
- Update Cost to amount : Mettre à jour le prix d'achat vers ce montant (le montant saisi sera le nouveau prix)
- Update Cost by amount : Mettre à jour le prix d'achat de ce montant (le montant saisi sera ajouté au prix actuel)
- Update Cost by percent (%) : Mettre à jour le prix d'achat de ce pourcentage
Puis vous devrez choisir le montant ou le pourcentage que vous souhaitez appliquer (pour baisser un prix, il suffit de mettre un - (moins) devant le nombre saisi). Vous verrez apparaitre en dessous les nouveaux montants.
De plus, il vous est possible d'effectuer une deuxième opération en simultané (Add Update), par exemple changer le prix d'achat de votre service. Dans notre exemple, ci-dessous nous allons donc :
- Changer le prix de vente de 6 € à 6.80 €
- Changer notre prix d'achat de 4 € à 4.50 €
Les options suivantes sont également disponibles :
- Add Rounding : possibilité d'effectuer un arrondi (il arrondi systématiquement à la valeur la plus proche de .05, .10, .25, .50, 1, 2, 5, 10, 20, 50, 100):
- Standard : applique l'arrondi mathématique
- Round-up : Applique toujours à l'arrondi au-dessus.
- Add Markup Preservation : Vous permet de forcer la conservation d'une marge
- La préservation de la majoration ne s’applique qu’aux services pour lesquels vous n’appliquez pas une mise à jour de prix par un montant spécifique. La majoration peut être basée sur un montant spécifique ou un pourcentage.
- La préservation de la majoration est toujours et uniquement basée sur le coût mis à jour défini dans la mise à jour.
Appuyer ensuite sur Review pour effectuer les mises à jour des tarifs avec les critères choisis précédemment.
Un tableau récapitulatif des opérations qui vont être effectuées apparaît avec l'ensemble des détails. Vous pouvez éventuellement exclure certains services de ce Batch.
En vert, vont apparaitre les changements qui seront effectués lors de ce traitement.
Une fois les informations vérifiées, vous pouvez lancer le traitement en cliquant sur "Confirm & Process"
Un écran de confirmation va apparaitre et vous prévenir que cette action est irréversible.
Le traitement s'effectue, il peut durer plusieurs minutes selon le nombre de services à mettre à jour :
Vous pouvez cliquer sur Close en bas de la page pour fermer cet écran.
Vous retournez sur l'écran d'accueil, vous pourrez consulter l'historique des batches effectués et cliquez sur le batch ID pour voir les opérations effectuées.
En cliquant sur l'ID, vous pourrez consulter les changements effectués lors du traitement.
