Dans cet article nous allons voir comment supprimer (ou plutôt désactiver) un utilisateur du PSA. Nous verrons également comment remplacer un utilisateur (ou plutôt réaffecter une licence)
Supprimer (désactiver) un utilisateur
Si un de vos collaborateurs quitte votre stucture, vous pouvez désactiver son compte. En effet la suppression d'un compte n'est pas conseillée (et très compliquée)
Cette opération vous permettra de conserver l'historique des échanges et de libérer une licence sur votre instance.
Pour désactiver un utilisateur, il faut se rendre dans le munu Admin > Company Settings & Users > Ressources/Users (HR) > Ressources/Users
- Faire un clic droit sur la ressource concernée
- Cocher "Inactivate"
Le compte de l'utilisateur sera desactivé.
Vous pouvez le retrouver les ressources désactivées en cochant la case "Show Inactive" dans ce menu
Si vous le souhaitez le réactiver, il suffit de faire un clic droit, puis "Activate"
Remplacer une ressource
Si vous souhaitez remplacer un utilisateur par un autre, vous devrez d'abord désactiver la ressource (comme expliqué ci-dessus), PUIS créer un nouvel utilsateur.
Pour créer un utilisateur, il faut se rendre dans le munu Admin > Company Settings & Users > Ressources/Users (HR) > Ressources/Users
- Cliquer sur New
- Choisir "New ressource"
Vous pouvez également partir d'une ressource existante avec les mêmes droits pour faciliter la mise en oeuvre
Il faut se rendre dans le menu Admin > Company Settings & Users > Ressources/Users (HR) > Ressources/Users
- Clic droit sur l'utilsateur
- Cliquer sur Copy
Pour en savoir plus sur les utilisateurs et ressources, un cours est disponible dans la BeMSP Academy
Anonymiser les données d'une ressource
Attention cette opération est définitive, aucune annulation possible
Lorsqu'un de vos collaborateurs quitte votre structure, vous pouvez effacer les données relatives à cette ressource, en les anonymisant.
Le nom de la ressources autotask rattaché aux éléments (ticket, time entry, service calls...) deviendra "Redacted Ressource"
Il faut se rendre dans le menu Admin > Company Settings & Users > Ressources/Users (HR) > Ressources/Users
- Clic droit la ressource concernée,
- Aller sur "Edit "
- Onglet "Security"
- Selectionner "Begin Erasure"
Un écran de confirmation apparaitra avec les informations suivantes :
- Liste des entités associées à cette ressource, en particulier celles qui sont ouvertes ou actives
- Vous devez saisir une raison pour valider le lancement du processus
Vous devrez cocher " I understand the implications of erasing (redacting) this resource."
Une fois l'opération effectuée :
- La ressource est inactive
- Les champs non obligatoire de l'onglet "Général" sont effacés
- Le nom et prénom sont changés en " Redacted ressource"
- Dans l'onglet security le username est changé en "redacted[resourceid]"
- La photo du profil est supprimée
Cette opération ne peut être annulée
Annexe :
Combien de licences actives facturables dans mon instance Autotask ?