Piloter le solde d'un contrat bloc d'heures dans Autotask.

Votre client vous demande régulièrement de connaitre le solde de son bloc d'heures ? Voici comment faire deux indicateurs étape par étape.

La fourniture d'un contrat de type blocs d'heures nécessite de piloter le solde de ce dernier pour anticiper les rechargements de blocs.

Dans mon exemple, je vais faire la construction dans un Dashboards classique de mon instance. On peut cependant imaginer mettre ces Wigets dans :

- Les "Company Dashboards" pour avoir ces indicateurs à la consultation de la page de la Company.

- Faire la publication dans le Portail Client, pour que le gestionnaire du contrat à travers le portail client Autotask puisse en avoir la consultation (objectif : son autonomie).

Widget 1 : "Solde Contrat Bloc D'Heures"

Objectif de ce widget : Afficher le solde du contrat Bloc d'Heures. Le filtre va se faire sur la Company à travers un tab-level filter à ajuster selon votre contexte.

Sur l'Entity Contracts - Widget de type Gauge

Note : Si vous avez plusieurs contrats bloc d'heures pour le client, il faut rajouter une condition de filtre dans le Sub-Widget 1 sur le champ "Contract Category equal to" et faire un second Sub-Widget 2 pour le deuxième contrat : Pour rappel le nom du contrat n'est pas requêtable dans les Widgets.

Votre client à son Widget pour connaitre son solde... Sous réserve que vous soyez à jour sur la validation des entrées de temps saisie sur les tickets à approuver dans l'Approve & Post. 

Widget 2 : "Détail consommation contrat bloc d'heure"

Le premier Widget ne peut pas suffire pour en déduire le solde d'un contrat bloc d'heure, il faut prendre en compte les heures qui ne sont pas encore validées sur les tickets en cours.

Sur l'Entity Work Entries- Widget de type Grid

Dans Selected Columns des Additional Columns : Contract ; Resource ; Role ; Summary Notes (coupé à la capture d'écran)

Comment interpréter les informations

- Sur un contrat initiale de 10 heures, le solde est de 9,5 heures ;

- On peut voir sur le widget 2 qu'une entrée de temps de 30 minutes a été validée dans l'Approve & Post en date du 18/01/2022 (Posted Date) : Donc 10-0,5 = 9,5

- Dans le deuxieme Widget, il y a une entrée de temps pour 45 minutes (0,75 h). Le solde du contrat est donc pour le moment de 9 heure 30 minutes et si cette entrée de temps est validée plus que de 8 heure 45 minutes.

À vous de jouer pour adapter les Widgets à vos contextes !