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      Intégration - Disponibilité des contacts d'Autotask dans Microsoft Outlook

      Je souhaite que les contacts des compagnies dans Autotask soient disponibles dans mon client MS Outlook

      Dans Autotask PSA, nous avons par exemple une compagnie "Client A" avec plusieurs contacts et je souhaite que les informations des ces contacts soit disponible dans mon client Microsoft Outlook.
      Il y a deux possibilités techniques pour atteindre cet objectif : 
      • Option 1 (recommandé) : Via une intégration entre Autotask et votre système de messagerie Microsoft Exchange / Exchange Online M365 ;
      • Option 2 : Via le plug-in Autotask Extensions for Microsoft Office pour MS Outlook Extension  pour les partenaires n'ayant pas un système de messagerie Exchange.

      Mise en place d'une intégration entre Autotask et MS Exchange (Option 1)

      Pour faire cette opération, vous pouvez suivre la KB BeMSP suivante : Intégration entre Autotask et Exchange M365
      Une fois en place, à l'étape de la configuration de l'intégration dans Autotask, il faut se rendre dans le menu Admin > Extensions & Integrations > Microsoft Extensions > MS Exchange
      Dans les étapes de configuration, dans le deuxième onglet Synchronization il faudra cocher la case Allow Contacts [...] owner dans le menu Export Autotask Items to Exchange

      Comme l'indique la précision sur cette ligne, il faut que la ressource Autotask soit Account Manager ou propriétaire d'une opportunité en lien avec la company Autotask pour que les contacts lui soient transférés dans son client MS Outlook.

      Dans la configuration de la ressource Autotask dans son Profile > onglet MS Exchange, ce dernier peut faire l'activation de la synchronisation de ses contacts :
      • Dans son dossier contact habituel ;
      • Dans un dossier spécifique, My Autotask Contacts en cochant la seconde case en complément de la première.
      Pour valider le fonctionnement de la configuration, vous pouvez faire la demande à votre ressource Autotask de faire la vérification de la présence des contacts d'Autotask dans son client MS Outlook :

      Mise en place via l'Autotask Extensions for Microsoft Office (Option 2)

      La mise en place de l'option 2 n'est pas possible si l'intégration entre Autotask et MS Exchange est en place. Si vous cherchez à faire l'activation de la synchronisation des contacts ou du calendrier avec le plug-in MS Outlook, vous aurez ce message d'erreur :

      Sécurisation de l'information

      Une sécurité est à mettre en place pour réduire le transfert des contacts uniquement si la ressource Autotask est account manager de la company ou propriétaire de l'opportunité. Ne pas mettre en place cette sécurité représente un risque potentiel de divulgation de l'ensemble de votre base référentielle contact à une ressource Autotask.

      Se rendre dans le menu Admin >Extensions & Integrations > Microsoft Extensions > MS Outlook
      Cocher la case sur Setting Value puis faire un clic sur le bouton Save.

      Mise en place de la solution

      • Faire le téléchargement de plug-in depuis Autotask depuis le menu Admin > Features & Settings > Application-Wide (Shared) Features > Downloads > MS Outlook® Extension > flèche sur Download.
      • Faire l'installation du plug-in sur la machine de l'utilisateur
      • Au lancement du client MS Outlook, faire la configuration du plug-in :
        • UserName : Nom de connexion sur Autotask
        • Address : Adresse de votre instance (ex : ww19.autotask.net)
        • Faire un clic sur Continue
        • Password : saisir son mot de passe Autotask
        • Faire un clic sur Login
        • OTP Token : saisir son code MFA
        • Un message vous confirme le bon paramétrage, faire un clic sur OK
      • Dans l'onglet Contacts, cocher la première case pour activer la synchronisation des contacts entre Autotask et MS Outlook
        • Choisir dans les options complémentaires en dessous si la synchronisation va se faire au lancement de MS Outloook (When Opening Outlook) et/ou à la fermeture du client MS Outlook (When Closing Outlook).
        • On note que la sécurité sur la limitation du transfert de l'information est bien en place.
        • Faire un clic sur OK
      Pour valider le fonctionnement de la configuration, vous pouvez faire la demande à votre ressource Autotask de faire un redémarrage de son client MS Outlook et de regarder dans sa zone Contacts la présence des contacts Autotask :
      La solution avec l'option 2 a comme inconvénient majeur que les contacts Autotask sont mélangés avec les autres contacts dans le client MS Outlook.