Cette KB vous explique pas-à-pas comment connaitre la quantité de licences dans votre instance Autotask PSA. Elle vous présente aussi le nouveau menu de gestion des licences disponible depuis le 17 avril.
Avec la nouvelle fonctionnalité disponible en Release 2025.2 le 17 avril, vous pouvez consulter le nombre de licences actives
Il faut se rendre dans le menu Admin > Company Settings & Users > Licence Management.
Vous pourrez y lire les licences dans le plan retenu (Ici Premium, éventuellement Ultimate si vous choisissez de migrer sur le plan offrant les fonctionnalités Cooper Copilot)
Apparaitrons aussi si vous les utilisez les licences Taskfire, les licences en Co-Management toutes deux facturables.
Egalement le nombre de licences Dashboard User gratuites à concurrence de 3 maximum sur le plan Premium. Et vos comptes API tous gratuits
!! Veuillez noter que la procédure ci-dessous fait appel à un détail de licences dans notre environnement Autotask de démonstration, alors que la copie d'écran ci-dessus fait appel aux licences de notre environnement de production pour mettre en exergue l'indication de plan Premium !!
La procédure a donc pour seul but de présenter le mode opératoire et non pas de réconcilier les nombre de users avec la quantité de licences dans la copie d'écran ci-dessus. Merci de votre compréhension.
Le détail du calcul des licences peut être réalisé en suivant la procédure ci-dessous
Pour visualiser les licences des utilisateurs de votre société, il faut se rendre dans le menu Admin > Company Settings & Users > Ressources/Users (HR) > Ressources/Users
- En bas de page : choisir "Records per page" sur le maximum (100)
- Décocher la case "Show Inactive" pour n'afficher que les comptes (Ressources) actif et donc sujets à facturation
- En bas du tableau à gauche, vous obtenez une première valeur (ici 49 dans ma capture d'écran)
Cependant certaines Ressources bien qu'actives ne déclenchent pas de facturation :
- Les comptes API User = Permet d'interfacer Autotask avec des solutions tierces, la création de ces comptes est illimitée.
- Les comptes Dashboard User = Permet d'afficher uniquement les Dashboards, la création de ces comptes est limitée à 3.
- Le compte Administrator Autotask qui est Full Access System qui permet au support d'Autotask d'intervenir sur votre instance en cas de nécessité.
Faire un clic sur la colonne "License Type" pour ré-organiser par ordre alphabétique. À chaque ligne avec la mention "API User" ou "Dashboard User", décrémenter votre solde de "-1"
À la fin du calcul, vous obtenez un nombre. Il faut retrancher une dernière fois "-1" pour prendre en compte le compte Administrateur Autotask (Master) qui permet au support d'Autotask d'intervenir sur votre instance en cas de nécessité.
Le chiffre obtenu correspond à votre quantité de licences internes.
Pour les utilisateurs de vos clients paramétrés en Co-Management, il faut se rendre dans le menu Admin > Features & Settings > Co-Managed Help Desk > Co-Managing Users
- En bas de page : choisir "Records per page" sur le maximum (100)
- Décocher la case "Show Inactive" pour n'afficher que les comptes (Ressources) actif et donc sujets à facturation
- En bas du tableau à gauche, vous obtenez une première valeur (ici 49 dans ma capture d'écran)
Le chiffre obtenu correspond à votre quantité facturable de licences externes (Co-Management).
La totalité des deux chiffres identifiés correspond à votre quantité de licences actives soumises à facturation.
En cas de doutes ou de question, vous pouvez vous rapprocher de votre Account Manager BeMSP.